CHARGÉ(E) DE MISSION SERVICES GÉNÉRAUX F/H

Rattaché(e) au Département Services Généraux (composé de 7 collaborateurs), vous serez un véritable soutien administratif et opérationnel pour le Responsable du Service et vous aurez en charge la :

Gestion des bâtiments de l’école / sécurité des bâtiments ERP (4 sites soit 20.000 m2 et un cinquième de 4.600 m2 en cours de construction) :

• Vérification au quotidien de l'état et de la sécurité des différents sites de l’école en lien avec l’équipe de techniciens polyvalents,
• Préparation et suivi des audits / commissions de sécurité avec tenue des registres de sécurité et tableaux de bord,
• Coordination des besoins et des activités en sécurité incendie (matériels, exercices d’évacuation),
• Supervision de l'actualisation annuelle des DUERP, contrats assurance, etc.,
• Mise à jour des fiches techniques des bâtiments,
• Organisation et suivi de la formation sécurité de l'équipe permanente,
• Réalisation d’une veille réglementaire.

Interface avec les prestataires et les bailleurs :

• Supervision des travaux de remise en état, amélioration, reconfiguration, déménagements, levée de réserves, etc.,
• Gestion et développement du portefeuille de prestataires,
• Gestion et suivi des prestations et des contrats de services techniques prestataires,
• Evaluation des nouveaux prestataires,
• Participation et soutien aux équipes dans le cadre des réponses à Appels d’Offres.

Optimisation de la gestion administrative :

• Mise à jour des process du Département Services Généraux,
• Gestion et optimisation de l’utilisation du portail digital Services, qui permet aux collaborateurs de l’école de faire une demande et de signaler un problème,
• Suivi des indicateurs de performance.

Participation au pilotage et au suivi financier :

• Réalisation du suivi budgétaire et financier,
• Vérification et suivi des commandes et des factures en lien avec le service comptabilité,
• Participation à la négociation des contrats et à la construction du budget annuel.

Autres activités :

• Support aux techniciens polyvalents lors de l'organisation d’événements (journées portes ouvertes, séminaires, conférences, etc.).