Assistant(e) de direction F/H

L'ONPP recherche un Assistant de direction H/F dont les missions seront:

Secrétariat administratif de direction :

• Préparer et organiser la logistique des différents événements institutionnels (réunions, déplacements, interventions orales, séminaires, salons professionnels, visio-conférences…).
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du président et du secrétaire général (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions…).
• Secrétariat des membres du Conseil National et du Bureau : rédaction de courriers / classement / conservation des courriers et documents Institutionnels, administratifs et professionnels, suivi des demandes et réponses
• Emargement, enregistrements, prises de notes, comptes rendus et procès-verbaux des réunions de Conseils et Bureaux Nationaux
• Secrétariat du Comité de relecture : processus de relecture des Bulletins des CROPP / CIROPP : recueil, transmission au comité de lecture, compilation, retour
• Secrétariat des commissions de travail du conseil : ordre du jour, émargements, réservation des salles, suivi (transmission, compilation, retour et classement) Si besoin, a la demande des rapporteurs de commission : prise de notes et secrétariat de séance.
• Mise en forme des documents et travaux des commissions avant et après vote en Conseil national a des fins de publication/diffusion.
• Lien de coordination avec les CROPP et CIROPP : communication des consignes et informations liées au fonctionnement de l’institution.

Gestion des mails externes :

• Transmission aux personnes services concernés / Proposition rédaction / suivi des réponses

Autres activités:

Sur la période de l’appel de cotisation annuelle : Secrétariat en lien de la gestion des cotisations sous la responsabilité du Responsable Recouvrement

• Préparation et Mise en forme des documents dédiés à l’appel de cotisation
• Coordination Prestataire / service cotisation / Elus trésoriers nationaux
• Mise à jour des pages Internet du site ordinal rubrique Cotisation
• Préparer les dossiers : vérification des chèques avant saisie, préparer les pochettes de saisie
• Vérification des RIB et enregistrement des RIB sur Back Office
• Traitement des courriers
• Traitement des réclamations
• Gestion des appels téléphoniques
• Classement / archivage

Secrétariat Elections ordinales - En lien avec le service juridique

Secrétariat polyvalent en fonction des besoins des services

Mission de remplacement en cas d'absence de la secrétaire standardiste