Office Manager F/H
Accueil :
*Assurer l’accueil physique et téléphonique du siège du Groupe
*Gestion du courrier entrant et sortant
Aide à la présidence :
*Aider à la gestion de l’agenda et les déplacements de la Présidence et assurer des missions ad-hoc relatives aux priorités organisationnelles de la Présidence
*Organiser les déplacements et réservation de voyages de l’équipe de direction
*Organiser les réunions, et gestion des salles de réunion du siège
*Veiller au bon état du bureau de la Présidence entre les rendez-vous
*Servir le PDG et ses potentiels invités à table pour le déjeuner le cas échéant
Office Management :
*Assurer la gestion et les commandes des fournitures, gérer les stocks en mode prévisionnel
* Veiller au bon entretien des bureaux en coordonnant les différents prestataires (fleuriste, jardinier, service de ménage)
*Gérer, négocier les contrats avec les prestataires et coordonner leurs interventions et facturations
*Assurer le suivi du budget et de la facturation (gestion des notes de frais, relance factures)
*Organiser les événements liés au fonctionnement de l’équipe corporate
*Rédiger, élaborer des documents de présentations (Powerpoint), le cas échéant
De formation Bac +2 à Bac +3, vous justifiez d’une expérience similaire significative d’au moins minimum 3 ans dans un domaine et une entreprise comparables (idéalement dans le secteur bancaire ou en cabinet d’avocats). Vous maîtrisez le Pack Office et êtes à l’aise en informatique. Vous utiliserez les logiciels Basware (pour la facturation) et Egencia (pour l’organisation de voyages). Vous avez également un niveau d’anglais courant.
Compétences et qualités requises :
Adaptabilité, rigueur, sens du service, discrétion, organisation, multi-tâches
Offre terminée le 13 novembre 2024 à 00:00
