Office Manager F/H

La raison d’être du poste

Au sein du bureau français, l’Office Manager veillera au bon fonctionnement général des bureaux de l’entreprise.

Il/elle travaillera étroitement avec le siège du groupe situé en Allemagne.

Vos responsabilités :

Vous fournirez un soutien polyvalent à la filiale française, sur les sujets commerciaux, opérationnels et administratifs.

Vous veillerez également à la bonne la communication concernant certains évènements pouvant être organisés en relation avec le siège.

Vos missions :

• Remplir les contrats de location, s’occuper des garanties
• Observer le marché et établir un rapport mensuel.
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• Soutenir les équipes de vente notamment par l’achat de fournitures, l’organisation des calendriers
• Organiser les agendas des réunions mensuelles (réunion de tout le personnel) ainsi que les visites occasionnelles du PDG et travailler de manière générale avec la direction du siège.
• Soutenir les besoins techniques de la filiale française, notamment le suivi des fournisseurs.

• Accueillir des clients au sein des locaux français.
• Faire la liaison de manière générale entre la France et le siège à Munich.
• S’occuper des reporting de ventes pour le siège à Munich.
• Organiser la communication intérieure et extérieure.
• Créer et faire vivre un calendrier incluant les dates butoir  pour la préparation des documents de réunion et conseil d’administration.
• Organiser les plans, itinéraires et ordres pour les voyages internationaux, et conserver les documents pour les réunions qui les concernent.

• Communiquer avec le DG et travailler avec la direction du siège en Allemagne, concernant les différentes échéances et le respect des délais.
• Suivre et superviser tout déplacement professionnel du Directeur de l’entreprise en France, y compris les réservations de vols et hôtels.
• Planifier, organiser et coordonner la réunion hebdomadaire avec le siège.

• Préparer les notes de frais, les demandes d’achat, les demandes de paiement et autres formulaires & documents, valider les achats réalisés par carte de crédit
• Suivre les achats, réaliser les rapprochements, l’obtention des signatures et justificatifs afin de  tout soumettre à la comptabilité générale.
• Organiser le budget, suivre les règlements de l’entreprise, vérifier les factures fournisseurs.
• Contribuer au développement du service budgétaire, aider au suivi des dépenses, approuver les demandes au nom et avec l’autorisation du directeur de la filiale française.